E-Rechnung im Handwerk: Checkliste und Fristen 2025 – 2028
Ob Elektro, SHK, Maler, Tischler oder Bau: Handwerksbetriebe müssen sich auf die E-Rechnung einstellen. Dieser Ratgeber fasst kompakt zusammen, was jetzt zu tun ist, welche Fristen gelten und wie die Umstellung mit Lexware Office reibungslos gelingt.
Diese Termine sollten Sie kennen
Der Gesetzgeber sieht gestaffelte Übergangsfristen vor. Kleine Betriebe haben mehr Zeit – die Empfangspflicht gilt aber bereits seit 2025 für alle.
Jeder Handwerksbetrieb muss E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) im B2B empfangen und verarbeiten können. Eine reine PDF reicht nicht mehr aus.
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen im B2B weiterhin ausgestellt werden – mit Zustimmung des Empfängers.
Handwerksbetriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung versenden.
Auch kleinere Handwerksbetriebe müssen B2B-Rechnungen dann verpflichtend als E-Rechnung ausstellen.
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
Reines XML-Format. Vorgeschrieben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Kommunen, Behörden) – z. B. bei Aufträgen von Bauhof, Schule oder Gemeinde.
Hybrides Format: eine PDF mit eingebettetem XML. Für den Handwerker lesbar, für die Software maschinell verarbeitbar. Ideal für den Alltag im B2B.
8 Schritte für Handwerksbetriebe
Arbeiten Sie diese Punkte der Reihe nach ab – dann sind Sie sauber vorbereitet.
- Schritt 1: Prüfen, ob Sie B2B-Rechnungen ausstellen oder empfangen (dann sind Sie betroffen).
- Schritt 2: E-Mail-Postfach für den Rechnungsempfang festlegen und intern kommunizieren.
- Schritt 3: Rechnungssoftware wählen, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt (z. B. Lexware Office).
- Schritt 4: Stammdaten prüfen: vollständige Firmendaten, Steuernummer, USt-ID, Bankverbindung.
- Schritt 5: Leistungsverzeichnisse und Artikelstamm in der Software anlegen.
- Schritt 6: Testrechnung im Format ZUGFeRD an sich selbst senden und prüfen.
- Schritt 7: Ablage & Archivierung GoBD-konform einrichten (10 Jahre revisionssicher).
- Schritt 8: Mitarbeiter und ggf. Steuerberater kurz einweisen.
Häufige Fragen aus dem Handwerk
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen nur empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027 – ab 2028 ist der Versand für alle Pflicht.
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur den B2B-Bereich, also Rechnungen an andere Unternehmen. An Privatkunden dürfen Sie weiter Papier- oder PDF-Rechnungen stellen.
Für private Auftraggeber im B2B ist ZUGFeRD meist am praktischsten – die Rechnung ist als PDF lesbar und enthält gleichzeitig die strukturierten Daten. XRechnung ist nur für Aufträge der öffentlichen Hand vorgeschrieben.
Ja. Lexware Office unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und ist damit für Handwerksbetriebe eine praxistaugliche Lösung. Wir richten die Software passend zu Ihrem Betrieb ein.
Unterstützung für Ihren Handwerksbetrieb
Wir richten Lexware Office passend zu Ihrem Betrieb ein, schulen Ihr Team und bleiben auch danach Ihr Ansprechpartner – regional aus Bredstedt für ganz Nordfriesland.
Kostenlose Erstberatung anfragen